Osoba, która szuka pracy zazwyczaj aplikuje do wielu firm, a pracodawcy wprost zalewani są życiorysami i listami motywacyjnymi kandydatów do pracy. Cóż zrobić z dokumentami osób, których nie przyjęliśmy do pracy? Można je wyrzucić? Z pewnością każdemu szefowi przyda się mały poradnik o przechowywaniu dokumentów.

Jakich danych potrzebuje pracodawca?

To, jakich danych może od potencjalnego pracownika żądać pracodawca, reguluje artykuł 221 § (paragraf) 1 Kodeks Pracy. Zgodnie z tym zapisem mogą to być następujące dane osobowe: imię (imiona), nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (w tym także adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Nie trzeba więc dodawać zdjęcia. Pamiętajmy, że bardzo ważne jest, by kandydat do swoich dokumentów dołączył klauzulę zgody na przetwarzanie danych osobowych. Jeśli takiej zgody nie będzie, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy, trzeba takie dane usunąć, gdyż zgoda jest potrzebna także na samo zbieranie danych, a nie można jej domniemywać.

Czy można przechowywać dokumenty po zakończonej rekrutacji?

Wspomniana wcześniej ustawa zawiera także zapis, z którego wynika, że nie można przetwarzać danych osobowych w celu innym niż rekrutacyjnym. CV kandydata, którego nie zatrudniliśmy, możemy przechować, jeśli planujemy kolejną rekrutacją, ale tylko i wyłącznie pod warunkiem, że wyrazi on na to zgodę. Najlepszym rozwiązaniem jest dodanie do ogłoszenia wzoru zgody, w której treści będzie wzmianka o tym, że kandydat chce brać udział w kolejnej rekrutacji. W praktyce oznacza to, że przechowywanie dokumentów może mieć miejsce, ale tylko wtedy, gdy w przyszłości chcemy kandydata zaprosić na rozmowę kwalifikacyjną. Musimy jednak bardzo dobrze zabezpieczyć taką bazę. Absolutnie nie można pozwolić na to, by pracownicy, którzy nie pracują w dziele rekrutacji, oglądali dokumenty kandydatów. Takie działanie jest naruszeniem ustawy o ochronie danych osobowych i dóbr osobistych aplikującego. W przypadku, gdy dokumenty przesyłane są drogą elektroniczną, koniecznie musimy zabezpieczyć połączenie. Hakerzy tylko czekają na pomyłki, a wyciek danych może nas sporo kosztować. Dlatego warto skorzystać z firm specjalizujących się w przechowywaniu tego typu dokumentów, np. firmy Rhenus http://www.rhenus-data.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow.html.

Co zrobić, jeśli nie mamy w planach przechowywania dokumentów?

W sytuacji, gdy stwierdzimy, że z pewnością nie jesteśmy zainteresowani kandydatem jako potencjalnym pracownikiem, musimy usunąć dokumenty. Nie można ich po prostu podrzeć i wyrzucić. W przypadku niszczenie danych papierowych należy posłużyć się niszczarką, a dokument elektroniczny trzeba usnąć z poczty e-mail.

Bezpieczeństwo danych w obecnych czasach, gdy Internet jest podstawowym środkiem komunikacji, jest dużym wyzwaniem dla firm. Tak ważnych dokumentów nie można przechowywać w segregatorze na półce, a w szczelnie zamkniętych i zabezpieczonych szafkach. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest obowiązkiem każdego pracodawcy.