Prowadzenie księgowości jest bardzo istotną sprawą dla każdej firmy niezależnie od branży, w której działa. Dzięki odpowiedniemu prowadzeniu firmowej księgowości można zadbać o sprawy związane z podatkami, kadrami, płacami, itp. Przepisy w Polsce wymagają archiwizowania dokumentacji księgowej przez pewien czas. Zwykle okres ten to 5 lat, ale istnieją też dokumenty, które trzeba przechowywać przez dłuższy czas, a nawet przez cały okres prowadzonej działalności gospodarczej.

Nowoczesne prowadzenie księgowości w firmie

Do niedawna prowadzenie dokumentacji księgowej wiązało się z koniecznością posiadania dużych regałów i segregatorów na dokumenty. Po wielu latach problemem stawała się ograniczona ilość miejsca – mówią specjaliści  z Rhenus Data Office. Dzisiaj archiwizacja dokumentów księgowych jest o wiele łatwiejsza, przyjemniejsza, bardziej nowoczesna i nie wymaga fizycznie dużej ilości miejsca. W ramach tego procesu wykorzystywane są nowoczesne urządzenia biurowe. Korzystając ze skanerów można przetworzyć dokument papierowy do formatu elektronicznego.

Atuty elektronicznej archiwizacji dokumentów księgowych

Przede wszystkim dzięki archiwizacji dokumentów w wersji elektronicznej można zaoszczędzić mnóstwo miejsca, które byłoby przeznaczone na regały, ciężkie segregatory, itp. Po drugie w przypadku dokumentacji elektronicznej, można znaleźć konkretne rodzaje dokumentów po nazwie, dacie dodania, typie oraz wielu innych parametrach. Dokumenty elektroniczne zachowują swoją jakość pomimo upływu lat. Nie żółkną, nie drą się ani się nie gubią. Nic więc dziwnego, że coraz więcej dużych, ale też mniejszych i średnich firm decyduje się na archiwizację dokumentów księgowych w wersji elektronicznej.

Jakie dokumenty można archiwizować?

Polskie prawo dotyczące spraw księgowych w firmach jest bardzo restrykcyjne. Bardzo istotny jest okres przechowywania konkretnych dokumentów, takich jak rozliczenia roczne, deklaracje miesięczne i kwartalne, dokumenty pracowników, itp. W zależności od typu takich dokumentów, są one przechowywane przez 5 lat lub inne okresy, a nawet przez cały czas działalności firmy lub w czasie po jej zakończeniu. Nie ma natomiast problemów z wybraniem elektronicznej formy archiwizacji dokumentów księgowych. Oznacza to, że archiwizować można różne rodzaje dokumentów.

Jakie są typy dokumentów księgowych?

Istnieje wiele rodzajów dokumentów księgowych. Najważniejsze to różnego typu deklaracje podatkowe PIT, korekty, deklaracje miesięczne i kwartalne podatku VAT oraz dochodowego, itp. Bardzo istotne są również dokumenty rozliczeniowe, takie jak faktury, paragony, rachunki, itp. One również mogą być archiwizowane w formie elektronicznej. Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem, płacami i innymi sprawami może również być archiwizowana w ten sposób. Warto dodać, że nie trzeba posiadać własnego dedykowanego archiwum elektronicznego. Istnieje bowiem wiele firm oferujących nowoczesne systemy archiwizacji i obiegu dokumentów księgowych. Zapewniają one bardzo łatwą, intuicyjną obsługę oraz maksymalne bezpieczeństwo w przystępnej cenie. Warto więc skorzystać z takiej nowoczesnej archiwizacji dokumentów księgowych.