Przechowywanie dokumentów w sposób, który umożliwia łatwe znalezienie potrzebnej umowy czy rachunku to prawdziwa sztuka. Jej znajomość przydaje się zarówno w domu, jak i w firmowym archiwum, złożonym nawet z kilku tysięcy zadrukowanych kartek. Sprawdźmy, jak utrzymać wzorowy porządek w dokumentach.

Wstępna selekcja i archiwizacja

Właściwe przechowywanie dokumentów pozwoli nam uniknąć przypadkowego zagubienia ważnego formularza, lecz także umożliwi innym pracownikom sprawne odnalezienie aktu notarialnego czy rachunku podczas naszej nieobecności w pracy. Jego znaczenie docenimy głównie wtedy, gdy szybkie zlokalizowanie dokumentów będzie konieczne z powodu kontroli skarbowej lub reklamacji złożonej przez kluczowego klienta. Nie znaczy to jednak, że powinniśmy czekać z porządkami do momentu pojawienia się kryzysowej sytuacji. O wiele lepszym rozwiązaniem jest bieżące prowadzenie archiwizacji dokumentów. Jeżeli zależy nam na zachowaniu ładu, w pierwszej kolejności podzielmy dokumenty na dwie grupy. W pierwszej powinny znaleźć się umowy, akty notarialne i faktury, do których powinniśmy mieć codziennie łatwy dostęp. Natomiast w drugiej umieśćmy rachunki oraz potwierdzenia zapłaty, które musimy przechowywać w biurze przez kilka lat na wypadek kontroli. Dokumenty gotowe do archiwizacji podzielmy według rodzaju i ułóżmy chronologicznie w segregatorach, które możemy przełożyć do estetycznych pudeł. Nie zapomnijmy opisać na ich wiekach zawartości z zaznaczeniem przedziału czasowego, który obejmuje dany komplet dokumentów, np. 2012-2017.

Zobacz również  Wyzwania XXI wieku, które stoją przed firmami rodzinnymi

Opis to połowa sukcesu

Choć archiwizowanie jest istotne, to największą wagę powinniśmy przywiązywać do właściwego przechowywania bieżących dokumentów. Kluczowe jest ich podzielenie na rodzaje tj. umowy, rachunki i faktury lub grupy, np.: kontrahenci, pracownicy oraz klienci. W drugiej kolejności powinniśmy umieścić wszystkie wydruki w koszulkach i wpiąć do segregatorów, a następnie rozdzielić je kolorowymi zakładkami z opisami. Możemy też nanieść dodatkowe notatki na samoprzylepnych kartkach, które przykleimy do pojedynczych wydruków, aby ułatwić innym pracownikom zapoznanie się z historią danego dokumentu lub zasygnalizować istnienie aneksów do umowy.
Prawidłowe przechowywanie dokumentów nie jest trudnym zadaniem, lecz wymaga od nas cierpliwości i konsekwencji w działaniu. Jeżeli jednak zadbamy o porządek w papierowej dokumentacji, zyskamy czas, który w przeciwnym razie stracilibyśmy na gorączkowe poszukiwanie zaginionej umowy. Warto więc poświęcić kilka chwil na wpięcie umowy do segregatora i dzięki temu uniknąć stresu związanego z jej zagubieniem.