Przechowywanie dokumentów w sposób, który umożliwia łatwe znalezienie potrzebnej umowy czy rachunku to prawdziwa sztuka. Jej znajomość przydaje się zarówno w domu, jak i w firmowym archiwum, złożonym nawet z kilku tysięcy zadrukowanych kartek. Sprawdźmy, jak utrzymać wzorowy porządek w dokumentach.

Wstępna selekcja i archiwizacja

Właściwe przechowywanie dokumentów pozwoli nam uniknąć przypadkowego zagubienia ważnego formularza, lecz także umożliwi innym pracownikom sprawne odnalezienie aktu notarialnego czy rachunku podczas naszej nieobecności w pracy. Jego znaczenie docenimy głównie wtedy, gdy szybkie zlokalizowanie dokumentów będzie konieczne z powodu kontroli skarbowej lub reklamacji złożonej przez kluczowego klienta. Nie znaczy to jednak, że powinniśmy czekać z porządkami do momentu pojawienia się kryzysowej sytuacji. O wiele lepszym rozwiązaniem jest bieżące prowadzenie archiwizacji dokumentów. Jeżeli zależy nam na zachowaniu ładu, w pierwszej kolejności podzielmy dokumenty na dwie grupy. W pierwszej powinny znaleźć się umowy, akty notarialne i faktury, do których powinniśmy mieć codziennie łatwy dostęp. Natomiast w drugiej umieśćmy rachunki oraz potwierdzenia zapłaty, które musimy przechowywać w biurze przez kilka lat na wypadek kontroli. Dokumenty gotowe do archiwizacji podzielmy według rodzaju i ułóżmy chronologicznie w segregatorach, które możemy przełożyć do estetycznych pudeł. Nie zapomnijmy opisać na ich wiekach zawartości z zaznaczeniem przedziału czasowego, który obejmuje dany komplet dokumentów, np. 2012-2017.

Opis to połowa sukcesu

Choć archiwizowanie jest istotne, to największą wagę powinniśmy przywiązywać do właściwego przechowywania bieżących dokumentów. Kluczowe jest ich podzielenie na rodzaje tj. umowy, rachunki i faktury lub grupy, np.: kontrahenci, pracownicy oraz klienci. W drugiej kolejności powinniśmy umieścić wszystkie wydruki w koszulkach i wpiąć do segregatorów, a następnie rozdzielić je kolorowymi zakładkami z opisami. Możemy też nanieść dodatkowe notatki na samoprzylepnych kartkach, które przykleimy do pojedynczych wydruków, aby ułatwić innym pracownikom zapoznanie się z historią danego dokumentu lub zasygnalizować istnienie aneksów do umowy.
Prawidłowe przechowywanie dokumentów nie jest trudnym zadaniem, lecz wymaga od nas cierpliwości i konsekwencji w działaniu. Jeżeli jednak zadbamy o porządek w papierowej dokumentacji, zyskamy czas, który w przeciwnym razie stracilibyśmy na gorączkowe poszukiwanie zaginionej umowy. Warto więc poświęcić kilka chwil na wpięcie umowy do segregatora i dzięki temu uniknąć stresu związanego z jej zagubieniem.