Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, konieczne jest archiwizowanie dokumentów księgowych przez pięć lat, a wiele innych druków trzeba przechowywać dłużej. W przedsiębiorstwie każdego dnia drukuje się i tworzy wiele plików. Oznacza to, że trzeba przygotować duże archiwum, w którym znajdzie się miejsce dla dokumentów. Jeśli brakuje wolnej powierzchni, przechowywanie dokumentów można zlecić zewnętrznej firmie.

Jakie dokumenty trzeba archiwizować?

Obowiązek archiwizacji dokumentów dotyczy akt finansowo-księgowych, czyli faktur, raportów z inwentaryzacji, ksiąg przychodów i rozchodów i sprawozdań finansowych. Dokumenty te należy przechowywać przez co najmniej pięć lat.

Czy warto korzystać z usług firmy archiwizującej?

Firma, która działa kilka lat, z pewnością zgromadziła wiele dokumentów, a część z nich musi być archiwizowana. Im więcej dokumentów, tym więcej półek i regałów potrzebujemy. Tworzące się w ten sposób archiwum zajmuje sporo miejsca, a znaczna część przestrzeni biurowej zamienia się w magazyn. Dlatego coraz więcej firm korzysta z usług polegających na zewnętrznym archiwizowaniu dokumentów. Tego typu firmy są coraz bardziej profesjonalne i dostarczają nam nie tylko miejsce, ale i narzędzia niezbędne do archiwizacji, czyli pudełka, teczki i segregatory, a nawet systemy elektroniczne, ułatwiające wyszukanie interesującego nas dokumentu. Większość firm składujących daje możliwość dostępu do dokumentów praktycznie przez całą dobę, 7 dni w tygodniu.

Co warto wiedzieć?

Zanim zdecydujemy się na skorzystanie z usług firmy, która zajmuje się archiwizacją dokumentów, musimy sprawdzić, czy dysponuje ona odpowiednimi warunkami przechowywania, ma w tym doświadczenie, a jej pracownicy znają przepisy prawa. Znajomość zasad i procedur jest bardzo ważna, gdyż to my prawnie odpowiadamy za to, by dokumenty były odpowiednio przechowywane.

Nie możemy więc przekazać dokumentacji firmie, która nie ma doświadczenia. Sprawdźmy, czy jest wpisana do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.

W jakich warunkach trzeba przechowywać dokumenty?

Budynki, w których dokonuje się archiwizacji dokumentów powinny znajdować się na suchym i bezpiecznym gruncie, który nie jest zagrożony powodzią czy podtopieniem. Pomieszczenia, w którym przechowuje się druki, muszą spełniać określone warunki wilgotności (45-60 proc.) i temperatury (14-20˚C), które trzeba codziennie kontrolować i rejestrować. Nie mogą w nim przebiegać żadne instalacje, a do ścian i drzwi nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub toluen. Miejsce to musi być zabezpieczone przed włamaniem i wyposażone w ognioodporne drzwi i przeciwpożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową.

Odpowiednia archiwizacja dokumentów to obowiązek każdego pracodawcy. Nie musi on jednak dzierżawić dodatkowych pomieszczeń, by archiwizować dane. Może to zlecić profesjonalnej firmie, która w należyty sposób zadba o przechowywane dokumenty.