Do wielu pracowników w wielu firmach spływa dziennie bardzo dużo dokumentów, które przez jakiś czas trzeba przechowywać a następnie archiwizować. W tym wypadku bardzo ważny jest porządek w dokumentach. Do tego celu biura wyposażone są w specjalne szafy, dzięki którym złożone do segregatorów dokumenty są poukładane w sposób uporządkowany. Z czasem dokumentów zbiera się bardzo dużo, niektóre z nich można zniszczyć. Dlatego też tak wiele firm korzysta z usług firmy data office.

Czym jest data office?

Jest to nic innego jak firma, która powstała, by zarządzać odpowiednio i bezpiecznie dokumentami innych firm czy organizacji. W Polsce firma działa już blisko 17 lat i świadczy następujące usługi: bezpieczne niszczenie informacji i dokumentów, archiwizacja dokumentów papierowych i elektronicznych, przechowywanie dokumentów, skanowanie ich i digitalizacja.

Jakie są zasady archiwizacji dokumentów?

Wszelkie zasady archiwizacji i przechowywania dokumentów zostały ustalone w ustawie o rachunkowości. Dokumenty muszą być przechowywane w postaci oryginalnej, powinno się im zapewnić takie warunki by nie zostały one, w czasie przechowywania, uszkodzone oraz należy je ustrzec przed dokonaniem w nich jakichkolwiek zmian. Również należy zwrócić uwagę, by tego typu dokumenty nie były niepotrzebnie publikowane i udostępniane osobom trzecim.
Archiwizowane i przechowywane dokumenty powinny być pogrupowane, ułożone według danych okresów sprawozdawczych. Powinny również posiadać specjalne oznakowania, dzięki którym łatwo będzie je w każdej chwili wyszukać. Porządek w dokumentach jest bardzo ważny.

Zobacz również  Jakie sprawy pomoże Ci rozwiązać prywatny detektyw?

Różne zasady przechowywania różnych dokumentów

Zasady przechowywania dokumentów zmieniają się jeśli chodzi o ich rodzaj i pochodzenie. Dokumenty szpitalne w postaci kart historii choroby pacjentów, zaleceń lekarskich, skierowań na badania, wyników badań i wypisywanych recept powinny być tak przechowywane by ich treść nie została nigdy udostępniona osobom trzecim i niepowołanym. O miejscu przechowywania dokumentacji medycznej w szpitalu czy przychodni decyduje kierownik placówki, który również za jej przechowanie odpowiedzialny.
W przypadku dokumentów kadrowych i płacowych, dokumenty muszą być przechowywane w sposób by nie uległy zniszczeniu, natomiast jeśli chodzi o umowy pracy i świadectwa pracy muszą być one przez długi czas archiwizowane, po ustąpieniu stosunku pracy danych pracowników.
Wszystkie dokumenty księgowe muszą być archiwizowane w sposób odpowiadający regułom prowadzenia ksiąg rachunkowych. W tych dokumentach bardzo ważny jest porządek. Musi być tutaj umożliwiony dostęp do nich w każdej chwili podczas kontroli z Urzędu Skarbowego.
Takie same zasady istnieją w przypadku przechowywania dokumentacji bankowych.

Archiwizacja dokumentów

Gdy dokumenty nie mieszczą się już w siedzibie firmy lub w jej komputerach – zarówno dokumenty cyfrowe, jak i papierowe – według określonych zasad archiwizują specjalistyczne firmy. Następnie firmy te również dokumenty już niepotrzebne, utylizują.

Źródło: https://www.rhenus.com/pl/pl/uslugi/data-logistics/